팀 결속 강화, 새로운 온보딩, 프로젝트 시작...MS, 대면 업무가 효과적인 세 가지 경우

"여러 연구에 따르면 직원들은 유연한 근무와 대면 관계라는 두 가지 장점을 모두 원한다. 2021년 워크 트렌드 인덱스에서는 70% 이상의 근로자가 유연한 근무를 유지하기를 원하고, 65% 이상이 팀과 더 많은 대면 시간을 갖기를 갈망하는 하이브리드 역설이라는 사실을 발견했다. 사람들이 사무실에 있는 시간이 중요한 것이 아니라 중요한 순간을 만드는 것이 중요하다."

마이크로소프트 워크랩(WorkLab)이 이른바 '구조화된 유연한 업무 모델(structured flexible work model)'이라는 새로운 단계에서, 대면 업무가 효율적인 세 가지 특정 순간이 있다고 조언한다. '변화하는 사무실의 역할, 중요한 순간에 대한 모든 것(In the Changing Role of the Office, It’s All about Moments That Matter)'을 통해 소개한 내용을 요약하면 다음과 같다.

마이크로소프트가 2022년 9월 7일부터 12월 31일까지 진행한 온보딩 연구 조사 결과. 신입 직원이 입사 초기에 직접 관리자를 만나 업무를 익히면 특정 업무에 대한 이해가 빨라지는 것으로 조사됐다. (자료 : Microsoft)

그것은 '팀 결속력 강화(Strengthening team cohesion)', '새로운 역할, 팀 또는 회사에 온보딩(Onboarding to a new role, team, or company)', '프로젝트 시작(Kicking off a project)' 세 가지다. 알고 나면 하나마나한 뻔한 얘기처럼 보이지만, 재택이나 원격 근무와 직접 대면이 필요하다고 여기는 직원들을 대상으로 연구를 수행한 결과다.

팀 결속력 강화는 직원이나 업무에 모두 도움이 되고 반드시 필요한 요소다. 팀원들이 긍정적인 관계를 유지하고 소통이 원활하면, 당연히 생산성은 높아지고 이직 가능성도 줄어든다. 또한 자기가 속한 팀과의 관계도 중요하지만 외부의 다른 조직과의 네트워크도 중요하다. 이를 위해서는 '직접 만나는 시간'이 필요하다.

마이크로소프트가 직원들을 대상으로 실시한 설문 조사에서 93%의 직원들은 어느 곳에 있든 상관없이 팀과 함께 일하는 것에 자신이 있다고 답변했다. 또한, 29%는 원격 근무로 인해 의미 있는 연결과 관계를 형성하기 어려워졌다고 응답했고, 37%는 마이크로소프트 직원들은 회사가 직원들의 사교 및 팀 구축 활동을 위해 지원해야 한다고 답변했다.

일주일에 한 번이든 일 년에 한 번이든 정기적으로 사무실에 모이는 것이 단순히 회의 등을 통한 업무 수행 목적 이상의 의미를 가지고 있다는 것이다. 2022년 9월 발표한 근무 트렌드 지수 보고서에 따르면 '약 85%의 사람들이 동료와의 친목을 위해 사무실에 출근하는 동기가 있다고 답했으며, 팀 유대감을 회복하고 싶어서 출근한다고 답한 사람들도 상당수였다'고 마이크로소프트는 전했다.

새로운 역할, 팀 또는 회사에 온보딩은 굳이 강조할 필요가 없을 만큼 대면이 필요한 순간이다. 연구 결과 회사에서 새로운 역할을 맡거나 이직했을 때 온보딩 파트너를 직접 만나면 특정 업무가 더 쉬워지는 것으로 나타났다. 또한, 90일 이내에 온보딩 버디(새 팀으로 전환을 지원하는 전담 직원)를 직접 만나는 것도, 피드백을 구하고, 소속감을 느끼고, 팀원으로부터 신뢰를 받는다고 느낄 가능성이 높았다.

하지만 신입 사원의 경우는 영향력 발휘, 필요한 지원 찾기, 동료의 지원과 소속감, 이해관계자 파악, 회사 문화 파악 등에 관한 느낌은 차이가 없는 것으로 설문 조사에서 나타났다. 새로운 팀으로 옮겨 온보팅 파트너를 직접 만나는 경우에도 필요한 지원 찾기, 조직 비전의 이해, 이해 관계자 파악 등에는 의미 있는 영향을 주지 않는 것으로 나타났다.

신입 사원 대면 교육을 확대하면 자신의 업무와 우선순위를 이해하는 데 도움이 되고, 본질적으로 동기 부여와 활력을 얻을 수 있다. 설문조사에 따르면 입사 초기 직원들은 팀원들과 같은 건물에서 정기적으로 근무할 때 약간 더 활력을 느낀다고 답했다. 대면 근무를 통해 직원들은 회사 규범과 팀 역학 관계를 관찰할 수 있는데, 이는 온라인에서는 파악하기 어렵고 특히 초기 경력 직원에게 중요할 수 있는 미묘한 부분이라는 것이다.

마이크로소프트의 미래의 업무, 미래의 인력, 인재 및 학습 경험 부문 글로벌 총괄 매니저인 카렌 코처(Karen Kocher)는 "신입사원이 관리자 및 팀원들과 더 빨리 신뢰를 쌓을수록 팀과 회사에 생산적인 기여자이자 협력자가 되는 속도가 빨라진다. 우선순위를 이해하고 소속감을 느끼는 것은 조직과 개인 모두에게 정말 좋은 일이다. 입사 초기에 관리자를 만나는 것은 매우 중요하고 좋은 결과를 가져다주지만, 시간이 지나면 반드시 정기적으로 대면할 필요는 없다"고 전했다.

온보딩과 비슷한 과정을 거치는 프로젝트도 시작 단계에서 만나는 것이 중요하고 유용한 것으로 나타났다. 프로젝트에 참여하는 직원이나 고객들과의 물리적 근접성은 서로를 이해하고 친밀감을 형성하는 데 도움이 된다. 이러한 과정을 통해 상호 신뢰와 공감대가 형성되면 창의력이 샘솟는 브레인스토밍 능력이 향상되기도 한다.

카렌 코처는 같은 시간 동안 대면 그룹은 가상 그룹에 비해 18% 더 많은 창의적인 아이디어를, 전체적으로는 14% 더 많은 아이디어를 창출하여 더 나은 선택권을 가질 수 있다는 연구 결과를 소개하며, "최고의 아이디어를 얻고 싶다면 직접 만나서 아이디어를 내야 한다. 많은 사람이 있는 큰 방에 있으면 머릿속이 확장되는 것을 느낀다. 온라인에서 사람들과 대화할 때와 비교해 보면 생각이 매우 빠르게 좁아진다"고 밝혔다.

결국 성공적인 하이브리드 업무 시스템을 완성하고, 그 안에서 효율적이고 성공적인 구조화된 유연한 업무 환경을 구축하려면, 사무실에 출근하는 날짜와 시간이라는 물리적인 출근이 중요한 것이 아니라는 의미다. 회의가 아니더라도 얼굴을 맞대고 서로의 감정과 생각을 공유하는 과정이 필요하다는 것이다. 대면 업무를 '회의'와 '협업'에만 초점을 맞추고 있다면, '관계'와 '소통'에도 비중을 두어야 한다는 뜻이다.

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