온라인 회의와 미팅 이렇게!….MS, 4가지 솔루션의 선택 & 활용 가이드 소개

마이크로소프트가 온라인 회의나 미팅을 효과적으로 할 수 있는 솔루션 선택과 활용 방법을 소개했다. 자레드 스파타로(Jared Spataro) 마이크로소프트 365 기업 부문 부사장이 현재 사용되고 있거나 출시 예정인 4가지 솔루션에 대해, 마이크로소프트 365 블로그를 통해 각각의 용도와 활용 방법을 설명한 것이다. 그는 "많은 고객이 회의, 교육, 행사, CEO 메시지를 어떻게 효과적으로 온라인을 통해 전달할 수 있는지 물어왔다”고 전하며, 블로그를 통해 소개하게 된 배경을 설명했다.

 

온라인 네트워크를 활용해 회의와 협업 그리고 방송 등의 용도로 활용할 수 있는 마이크로소프트 솔루션은 크게 네 가지다. 첫 번째는 마이크로소프트 팀스 미팅(Microsoft Teams Meetings), 두 번째는 마이크로소프트 365 라이브 이벤트(Microsoft 365 live events), 세 번째는 링크드인 라이브(LinkedIn Live), 그리고 네 번째는 출시 예정인 파워포인트 라이브(PowerPoint Live)다. 아래는 자레드 스파타로 부사장이 밝힌 이들 솔루션의 용도와 활용 방법이다.

 

마이크로소프트가 소개하는 효과적인 원격 작업을 위한 팁 6가지. 원격 작업을 통한 재택근무를 효율적으로 활용하려면, 다양한 솔루션이나 노하우가 필요하다.(자료:office.com)

 

첫 번째 마이크로소프트 팀스는 ‘250명 이하 사람들을 위한 협업용 비디오 및 오디오 미팅’에 적당하다. 내부 또는 외부 참가들과 대형형으로 회의를 개최할 때 훌륭한 도구가 될 수 있다. 라이브 캡션을 활용해 실시간으로 문서를 공유하며 어디서나 회의를 할 수 있다. 주최자는 회의 전에 회의 대화창에 메모나 짧은 비디오 클립을 게시해, 사전 정보를 제공하거나 회의 내용에 대한 소개를 전달할 수 있다.

 

브레인스토밍 세션을 진행할 때는 화이트보드 앱을 실행하고, 이러한 내용을 모두 기록하고 공유할 수 있다. 대화 내용을 검색하거나 녹화된 회의 비디오를 초대 대상자에게 자동으로 제공하는 것도 가능하다. 회의하며 게시했던 콘텐츠나 채팅 내용은 그대로 기록되고 저장되고, 언제든지 필요할 때 참고할 수 있다. 프로젝트나 공동 작업을 진행하면서 필요하다면 언제든지 바로 회의를 할 수 있는 것도 장점이다.

 

뉘앙스 커뮤니케이션(Nuance Communications)은 3월 초에 수백 명의 참석자가 참가하는 R&D 콘퍼런스를 몬트리올에서 개최할 예정이었다. 하지만 코로나19로 인한 여행 제한 때문에 계획을 변경했다. 마이크로소프트 팀스를 활용해 온라인으로 진행하기로 한 것이다. 보통 콘퍼런스 개최에는 약 70만 달러가 소요됐지만, 이번 행사는 온라인으로 진행하게 되면서 이러한 비용이 전혀 지출되지 않았다.

 

두 번째 마이크로소프트 라이브 이벤트는 ‘250명 이상부터 최대 1만 명의 참석자를 위한 방송 스타일의 미팅(broadcast-style meetings)에 적합하다. 라이브 이벤트는 독립형 제품이 아닌 기능이다. 팀스, 야머(Yammer), 스트림(Stream)을 통해 실시간 이벤트 또는 주문형 이벤트를 만들 수 있다. 회사 대표가 전 직원을 상대로 메시지를 전하거나, 직원들을 대상으로 교육을 진행하거나, 고객사 또는 고객사를 대상으로 한 강연 등을 진행하기에 안성맞춤이다.

 

이벤트는 참석자 모두의 영상과 음성을 주고받는 회의 형태의 솔루션이 아니다. 한 사람의 발표자 또는 강연자가 있고, 이를 다수의 사람이 지켜보는 방송형 솔루션이라고 할 수 있다. 웨비나 같은 온라인 세미나나 온라인 강좌가 필요한 상황에서, 최대 1만 명의 사용자가 언제 어디서나 어떤 기기로든, 실시간으로 참여할 수 있는 것이 특징이다.

 

스트림(Stream)의 라이브 이벤트는 내부 직원들을 대상으로 학습이나 교육을 진행할 때 적합하다. 실시간 비디오 스트림은 스트림을 통해 보거나, 인트라넷 또는 원하는 곳에 첨부(embedded)하는 형식으로 배포할 수 있다. 방송 또는 배포한 동영상은 나중에 다시 찾아볼 수도 있고, 추가 제작 도구를 사용하면 영상 품질을 스튜디오 수준으로 높여 제작해서 배포할 수도 있다.

 

세 번째 링크드인 라이브는 광범위한 링크드인 회원 커뮤니티를 대상으로 온라인 방송을 진헹할 수 있다. 수천 명의 링크드인 팔로워를 대상으로 연설, 강의, 강연, 토론, 대화, 뉴스 및 공지 사항 등을 방송 형태로 전달할 수 있다. 개인 또는 기업이 자신 또는 자사의 링크드인 페이지를 팔로워하고 있는 사람이나 고객을 대상으로, 빠르고 간편하게 이벤트 방송을 할 수 있는 채널을 갖게 되는 셈이다.

 

링크드인 라이브를 활용한 방송은 누구나 처음부터 마음대로 사용할 수 있는 것은 아니다. 신청서를 작성해서 이메일로 접수한 후, 이메일 검토 과정을 거쳐 승인되어야 링크드인 라이브 방송을 할수 있다. 링크드인 라이브 신청 승인이 나면, 자신에게 맞는 타사의 스트리밍 방송 도구를 선택할 수 있다. 적합한 도구를 선택했다면 링크드인 계정으로 로그인한 후, 실시간 라이브 방송을 진행하면 된다.

 

링크드인 라이브는 유료 고객에게 제공되는 마케팅 솔루션의 일부다. 따라서 무료 계정인 베이식 계정 사용자는 사용할 수 없다. 링크드인 라이브를 활용하는 대표적인 사례로는 세계보건기구(WHO)를 소개했다. 세계보건기구는 링크드인 라이브를 활용해 실시간 질의응답 세션과 미디어 브리핑을 진행하고 있다. BMW, 메르세데스 벤츠, 다임러 AG 등이 소수의 참석자를 대상으로 신차를 공개하는 기자 회견을 방송하기도 했다.

 

조만간 출시될 예정인 ‘파워포인트 라이브’를 활용하면, 파워포인트를 활용한 온라인 프레젠테이션을 빠르고 효율적으로 진행할 수 있다.(화면:Microsoft Education Yiutube Channel)

 

네 번째 파워포인트 라이브는 아직 출시되지 않은 솔루션이다. 조만간 웹용 파워포인트에서 파워포인트 라이브를 사용해, 새로운 방식으로 교육을 하고 온라인으로 참석자들을 만날 수 있게 될 것이다. 발표자는 파워포인트 라이브를 이용해 슬라이드를 공유하고, 참석자들은 QR 코드나 단축 링크를 사용해 라이브 참여할 수 있다. 라이브 방송에는 60개 이상의 언어로 된 라이브 자막이 지원될에정이다.

 

라이브 방송 형태의 프레젠테이션이 진행되는 동안, 실시간 반응 및 참가자 설문 조사를 진행하는 것이 가능하다. 반응에 대한 응답이나 설문이 완료되면 발표자가 이러한 내용을 바로 확인할 수 있고, 이를 기반으로 다음 프레젠테이션이나 교육 내용을 개선하는 용도로 활용할 수 있다. 파워포인트처럼 보여주는 문서를 기반으로 강의, 연설, 회의를 진행해야 하는 학교, 기관, 기업 등에 아주 유용한 솔루션이 될 수 있다.

 

이러한 마이크로소프트 솔루션은 다양한 유형의 온라인 회의 및 이벤트에 적합하지만, 이벤트 참석자를 등록하고 관리하는 것도 만만치 않은 일이다. 예를 들어 참석자 등록부터, 참석 여부 확인, CRM 솔루션을 연동하는 경우는 더욱 전문적인 솔루션을 활용하는 것이 좋다. 예를 들어 마이크로소프트에서는 이벤트 등록이 필요한 외부 이벤트에 ON24를 사용한다. 어도비 마케팅 자동화 도구와 통합하여 리드 스코어(lead scoring) 및 이벤트 후속 조치를 수행할 수 있기 때문이다.

 

자레드 스파로 부사장은 "많은 모임과 행사가 온라인으로 이동하고 있다. 우리는 팀, 직원, 고객 및 파트너와 의사소통하고 협업하는 것이 얼마나 중요한지 잘 알고 있으며, 앞으로 온라인 회의 및 행사를 계획하는 데 이러한 조언이 도움이 되기를 바란다. 마이크로 소프트 팀 미팅 , 마이크로 소프트 365 라이브 이벤트 , 링크드 인 라이브 , 파워 포인트 라이브가, 비즈니스에 필요한 도구로 도움이 될 수 있도록 돕고 싶다.”고 전했다.

 

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